Dokumenty ubezpieczeniowe

Jednymi z najważniejszych dokumentów występujących podczas prowadzenia firmy są dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych. Nawet jeśli płatnik składek przekazuje do ZUS dokumentację zgłoszeniową do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w postaci dokumentu elektronicznego, wymagane jest przechowywanie przez okres 5 lat takiego zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z odręcznym podpisem zgłaszanej do ubezpieczenia osoby.

Nie ma przepisu jednoznacznie regulującego czas przechowywania dokumentów sporządzanych i przekazywanych do ZUS jedynie w formie papierowej. Dlatego przyjmuje się, że dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w formie papierowej powinny być przechowywane przez płatnika również przez okres 5 lat. Nie został natomiast określony czas przechowywania dokumentów zgłoszeniowych w formie elektronicznej. Płatnik może przechowywać dokumenty w tej formie, jednak nie może zapominać, że na żądanie ZUS ma obowiązek udostępnić mu te dokumenty w formie papierowej.

Prawidłowość danych umieszczonych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, korekcie lub zmianie danych, osoba ubezpieczona potwierdza własnym podpisem na tym dokumencie. Z kolei dokumenty rozliczeniowe przekazywane do ZUS (deklaracje rozliczeniowe, raporty miesięczne, korekty, itp.) należy przechowywać przez 10 lat od daty przesłania ich do ZUS. Dotyczy to zarówno postaci papierowej jak też elektronicznej.

Natomiast przechowywanie w postaci papierowej dokumentów płatniczych leży w bezpośrednim interesie płatnika składek (np. przedsiębiorcy), gdyż w przypadku ewentualnego sporu to on będzie musiał udowodnić fakt opłacania składek. Pomimo braku precyzyjnych uregulowań w sprawie okresów przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych, płatnik składek powinien przechowywać wszelkie dokumenty ubezpieczeniowe do chwili upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą (np. potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych).

Dodatkowo płatnik ma obowiązek przechowywania przez okres 50 lat (od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika) list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dokumentów, na podstawie których ZUS ustala wymiar świadczenia emerytalnego lub rentowego. Dokumenty przesyłane do ZUS w formie elektronicznej powinny być również w takim stanie archiwizowane. Wykorzystywana do obsługi elektronicznej dokumentów, udostępniona przez ZUS aplikacja - program „Płatnik” - posiada własne zabezpieczenia chroniące dokumenty przesyłane do ZUS.

„Płatnik” dodatkowo archiwizuje otrzymane z ZUS potwierdzenia nadania oraz wszelkie modyfikacje dokumentów ubezpieczeniowych. Prawną stronę przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych regulują w szczególności: ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz znowelizowana ustawa o rachunkowości z 10 października 2008 r.

Jednak wymienione podstawy prawne nie wyczerpują wszystkich aspektów formalnych dotyczących archiwizacji dokumentacji ubezpieczeniowej. Dlatego powinny być tu stosowane również ogólne standardy dotyczące archiwizacji i bezpieczeństwa dokumentów. Warto wiedzieć, że obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej ubezpieczeń społecznych wynika też pośrednio z Ordynacji podatkowej.

Dzieje się tak dlatego, iż składki na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te - ponieważ są dowodami poniesionych kosztów - powinny być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.